Znajomość zasad prowadzenia ewidencji ujęta w obowiązkowym oświadczeniu

Przedsiębiorstwa zobligowane do korzystania z urządzenia rejestrującego sprzedaż mają obowiązek przestrzegać zasad prowadzenia ewidencji obrotu z użyciem wspomnianej technologii. Bez względu na fakt, to tę technologię obsługuje. A bardzo często zdarza się, że w różnych działalnościach nie tylko przedsiębiorcy pracują z kasami lub drukarkami fiskalnymi. Należy to również do zadań zatrudnionego personelu. Teraz w przypadku pracowników korzystających z urządzeń rejestrujących sprzedaż konieczne jest sporządzenie dodatkowego, pisemnego oświadczenia.

Znajomość zasad ewidencji obowiązkowa dla każdego

Polskie prawo wymaga od wielu przedsiębiorców korzystania z urządzenia rejestrującego podczas sprzedaży towarów lub usług na rzecz klientów indywidualnych. Nie chodzi jednak tylko o fakt użytkowania wspomnianej technologii, a zgodne z przepisami ewidencjonowanie obrotu. Dlatego samo posiadanie i stosowanie kasy bądź drukarki rejestrującej nie oznacza jeszcze dopełnienie obowiązków. Przedsiębiorca musi spełniać szereg wymogów i realizować zadania, zawierające się w zasadach prawidłowego ewidencjonowania sprzedaży.

Ale przecież w wielu firmach zajmują się tym nie tylko ich właściciele. Działalności zatrudniają pracowników, którzy w zakresie swoich obowiązków mają również obsługę klientów detalicznych, właśnie przy użyciu kasy lub drukarki fiskalnej. Jednak prawo jest prawem. Nie ma znaczenia, kto faktycznie realizuje obowiązki wynikające ze stosowania urządzenia rejestrującego. Musi przestrzegać zasad poprawnego ewidencjonowania obrotu.

Wpierw jednak trzeba te zasady poznać. Dlatego doszło do regulacji prawnych, które poruszają tę kwestię. Co to dokładnie oznacza? Zanim pracownik przystąpi do obsługi klientów z użyciem kasy lub drukarki fiskalnej, musi zostać przez przedsiębiorcę zaznajomiony z regułami dotyczącymi prawidłowego ewidencjonowania obrotu za pomocą urządzenia rejestrującego. Dokładniej mówi o tym Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. Nie chodzi o znajomość wszelkich przepisów fiskalnych oraz dotyczących bezpośrednio czy wyłącznie właściciela działalności. Kluczowe stają się podstawowe, wskazane w Rozporządzeniu zasady, decydujące o pracy zgodnej z prawem. Takie jak choćby konieczność zarejestrowania na kasie każdej transakcji czy obowiązek wystawienia i przekazania klientowi paragonu fiskalnego. Każdy pracownik, mający do czynienia z opisywanymi technologiami sprzedaży, musi bezwzględnie realizować te zadania. Wiedzieć, że paragonu nie da się zastąpić innym dokumentem, chociażby dowodem uiszczenia należnej kwoty wydrukowanym na terminalu do płatności kartą. I zdawać sobie sprawę z konsekwencji prawnych, jakie grożą w wyniku niezastosowania się do tych zasad.

Pisemne oświadczenie, czyli znajomość zasad to nie wszystko

Regulacje prawne nie ograniczają się jedynie do konieczności zapoznania pracownika z zasadami ewidencjonowania obrotu przy użyciu kasy fiskalnej. Fakt przekazania tej wiedzy musi być udokumentowany, o czym także mówi przywołane Rozporządzenie MF. Przedsiębiorca odpowiada za sporządzenie stosownego oświadczenia w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Dokument powinien zostać przygotowany zgodnie ze wzorem znajdującym się w załączniku do niniejszego aktu prawnego (m.in. zawierać wskazane informacje, takie jak miejsce i data sporządzenia oświadczenia oraz dane przedsiębiorcy i osoby przez niego zatrudnionej). Ponadto, zarówno pracownik, jak i przedsiębiorca, powinien zachować jeden egzemplarz oświadczenia, podpisanego przez obie strony. Na koniec należy zaznaczyć, że cała ta procedura – zarówno zapoznanie osoby zatrudnionej z zasadami prowadzenia ewidencji obrotu, jak i podpisanie z nią oświadczenia – musi nastąpić zanim pracownik przystąpi do obsługiwania klientów indywidualnych z wykorzystaniem kasy bądź drukarki fiskalnej.