Twoja-Kasa.eu

Jak przechowywać kopię paragonów, aby dopełnić wszystkich formalności?

Kopia paragonów - papierowa lub elektroniczna

Rzetelnie, w trosce o bezpieczeństwo ważnych danych i przede wszystkim zgodnie z obowiązującymi przepisami fiskalnymi. To jednak tylko ogólne wskazówki dla podatników, które z pewnością wymagają doprecyzowania. Kopia paragonów fiskalnych jest bowiem jedną z najbardziej istotnych dokumentacji, jakie musi przechowywać przedsiębiorca korzystający z kasy rejestrującej. A warto też pamiętać, że istnieją 2 zupełnie różne sposoby archiwizowania danych.

Elektronicznie lub na rolkach papieru termicznego

Od wielu lat krajowi podatnicy mogą podjąć decyzję, która dotyczy sposobu archiwizowania kopii paragonów fiskalnych. Wybór metody jest ściśle powiązany z wyborem konkretnej kasy lub drukarki rejestrującej. Na rynku są bowiem dostępne zarówno modele z kopią papierową (dwurolkowe), jak i elektroniczną (jednorolkowe). Po wdrożeniu konkretnego urządzenia fiskalnego nie da się już zmienić sposobu przechowywania ważnej dokumentacji. Jedynym rozwiązaniem byłoby wtedy kupienie kolejnej kasy rejestrującej, co oczywiście nie brzmi zbyt zachęcająco… Warto też dodać, że modele z kopią papierową archiwizują dane na dodatkowej rolce termicznej (wymienianej tak samo jak ta służąca do wystawiania dowodów sprzedaży dla klientów). Natomiast te drugie zapisują dokumentację w formie cyfrowej, na karcie pamięci SD lub microSD. A kiedy nośnik danych zostanie całkowicie zapełniony, można go zastąpić kolejnym.

Czas przechowywania kopii dowodów sprzedaży

Przed wyborem konkretnego sposobu przechowywania danych, podatnik powinien zdawać sobie sprawę z tego, że obowiązkowy okres archiwizowania kopii paragonów jest identyczny dla obydwu metod. W szczególności dotyczy to składowania papierowych wydruków z kasy lub drukarki fiskalnej. Takie dokumenty są narażone na niekorzystne działanie czynników zewnętrznych, m.in. światła, ciepła czy wilgoci. A muszą być czytelne przez cały okres ich przechowywania, który wynosi minimum 5 lat. Warto wtedy stworzyć „sterylne” warunki do archiwizowania papierowej kopii paragonów. Natomiast użytkownicy kas z kartami pamięci mają nieco łatwiejsze zadanie. Tym bardziej, że dane cyfrowe można dodatkowo powielić, tzn. zapisać na innym nośniku lub dysku twardym firmowego komputera.

Nowy system kas fiskalnych

Przy okazji omawiania 2 sposób archiwizowania kopii paragonów, warto też wspomnieć, że ustawodawca planuje niemałą rewolucję w sposobie działania kas rejestrujących. Zarówno modele z kopią papierową, jak i te wyposażone w karty pamięci, będą stopniowo wycofywane z użytku. W ich miejsce pojawią się urządzenia fiskalne online. Takie modele mają się m.in. komunikować z Centralnym Repozytorium Kas, czyli systemem teleinformatycznym, który pozwoli na skuteczniejsze kontrolowanie podatników.

1 Komentarz

  1. inMYopinion

    naprawdę, wszystkie bolączki, związane z czasem przechowywania danych, odpowiednim ich przechowywaniem i wątpliwościami, czy informacje zachowają swoją czytelność, po prostu ZNIKAJĄ, gdy jest elektroniczna kopia paragonów. dziwi mnie nawet nie to, że ludzie jeszcze potrafią wybierać urządzenia z tradycyjną kopią (jeśli jest wybór – to są i różne decyzje) – bardziej dziwi fakt, że takie urządzenia tak długo się uchowały 😉

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Podaj właściwą odpowiedź *