Jak zgłosić i zafiskalizować kasę rejestrującą?

W poprzednim wpisie zajmowaliśmy się kwestią wyboru pierwszej kasy fiskalnej. Zakup odpowiedniego urządzenia rejestrującego to dla niektórych przedsiębiorców spore wyzwanie. Nie można jednak zapominać o tym, że po nabyciu pierwszej (lub kolejnej) kasy, podatnik musi dopełnić wielu formalności. Dopiero bowiem prawidłowe zainstalowanie urządzenia pozwala na rejestrowanie obrotu i obsługiwanie klientów indywidualnych.

Procedury warto zacząć wcześniej

Instalacja kasy rejestrującej jest procedurą, która może zająć przedsiębiorcy kilka dni (albo nawet niekiedy i więcej czasu…). W związku z tym, absolutnie odradzamy zwlekanie do ostatniej chwili z rozpoczęciem całego procesu. Za wcześniejszym wdrożeniem urządzenia przemawia także fakt, że na początku będzie ono działało w trybie szkoleniowym. Czas ten można wykorzystać na spokojne zapoznanie się z funkcjonalnością danego modelu. Z pewnością ułatwi to prowadzenie ewidencji w przyszłości.

Kolejne etapy instalacji urządzenia

Wszystkie procedury, które towarzyszą instalacji kasy fiskalnej, zostały zdefiniowane przez Rozporządzenie Ministra Finansów z 14 marca 2013 roku. Przepisy te wymagają, żeby na początku zawiadomić naczelnika właściwego US o planowanej liczbie urządzeń i miejscach ich pracy. Informacja w tej sprawie powinna trafić do Urzędu Skarbowego co najmniej 1 dzień przed datą rozpoczęcia rejestracji obrotu. Kolejny etap jest związany z fiskalizacją kasy. Czynność ta jest zawsze wykonywana przez serwisanta z ważnymi uprawnieniami, ale to przedsiębiorca musi ją zlecić w odpowiednim terminie.

O czym jeszcze należy pamiętać? Kiedy już urządzenie zostanie wprowadzone w tryb fiskalny, obowiązkiem podatnika jest złożenie zawiadomienia w tej sprawie do US. Przedsiębiorca ma to 7 dni – licząc od dnia przeprowadzenia fiskalizacji. Ponadto, na koniec Urząd Skarbowy wysyła do podatnika numer ewidencyjny, który trzeba umieścić w widocznym miejscu na obudowie kasy (najlepiej w trwały sposób).

Co grozi w przypadku braku kasy fiskalnej?

Niestety, czasami zdarza się, że przedsiębiorcy – nieświadomie bądź celowo – nie dopełniają obowiązku zainstalowania kasy fiskalnej. Dlatego musimy wspomnieć o tym, jak konsekwencje grożą w przypadku takiego zaniechania. Tym bardziej, że mogą one być naprawdę dotkliwe. Po pierwsze, postępowanie niezgodne z polskimi przepisami może się skończyć karą grzywny – do 180 stawek dziennych. Po drugie, uniemożliwi skorzystanie z ulgi, która przysługuje przy zakupie pierwszej kasy fiskalnej.