Nieobowiązkowa, ale zawsze gotowa do działania – rezerwowa kasa fiskalna

Z kas fiskalnych trzeba korzystać w przypadku obsługi klientów indywidualnych. Urządzenia te pozwalają bowiem na zgodne z przepisami rejestrowanie obrotu i wydawanie paragonów. Pytanie jednak, co w sytuacji, gdy kasa odmówi posłuszeństwa? W zależności od rodzaju usterki technicznej, naprawa takiego urządzenia może zająć od paru dni do nawet kilku tygodni. Jeśli natomiast w firmie nie znajduje się kasa rezerwowa, podatnik będzie zmuszony do wstrzymania obsługi klientów.

Przepisy w sprawie kasy rezerwowej

Posiadanie rezerwowego urządzenia fiskalnego nie jest obowiązkowe. Innymi słowy, polskie przepisy nie wymagają od przedsiębiorcy, aby posiadał dodatkową kasę – na wypadek usterki podstawowego modelu. Równocześnie jednak, w ustawie o VAT, a konkretnie w art. 111 ust. 3, można przeczytać, że jeżeli z przyczyn niezależnych od przedsiębiorcy nie może być prowadzona ewidencja przy użyciu urządzenia rejestrującego, należy korzystać właśnie z technologii rezerwowej. A co jeżeli w firmie nie ma kasy zastępczej? Ten sam artykuł z ustawy o podatku od towarów i usług wyjaśnia jednoznacznie – nie można wtedy dokonywać sprzedaży na rzecz osób fizycznych.

Zakup i instalacja urządzenia zastępczego

Decyzję o zakupie kasy rezerwowej najlepiej podjąć w momencie rozpoczynania prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu urządzenia rejestrującego. Obydwie technologie – podstawową i zastępczą – trzeba bowiem, zgodnie z polskimi przepisami, zgłosić do Urzędu Skarbowego oraz zafiskalizować. Co ciekawe, jeżeli będą to pierwsze kasy fiskalne w danej działalności gospodarczej, podatnikowi przysługuje refundacja za ich zakup. W przypadku każdego z urządzeń można wtedy odzyskać nawet do 700 zł. Dlatego też zakup kasy rezerwowej niekiedy oznacza naprawdę niewielki wydatek. A dzięki temu przedsiębiorca zyskuje zdecydowanie większą gwarancję, że nie zostanie zmuszony do przerwania sprzedaży – co praktycznie zawsze wiąże się ze stratami finansowymi.

Pamiętaj o obowiązkach podatnika!

Prawidłowa instalacja urządzenia rezerwowego sprawi, że będzie ono gotowe do pracy w dowolnym momencie. Nie można jednak nigdy zapominać o tym, jakich formalności trzeba dopełnić w przypadku korzystania z kasy fiskalnej – także tej zastępczej. Pisząc w największym skrócie, stosowanie rezerwowego urządzenia rejestrującego tak samo wymaga sporządzania raportów dobowych i miesięcznych, przechowywania kopii wystawionych paragonów (w formie elektronicznej lub papierowej) oraz archiwizowania prawidłowo wypełnionej książki serwisowej.