Obowiązki przedsiębiorcy, który korzysta z kasy rejestrującej, wiążą się z przechowywaniem różnego rodzaju dokumentów. W tym przypadku nie chodzi tylko o archiwizowanie kopii paragonów czy posiadanie raportów dobowych oraz miesięcznych. Przez cały okres użytkowania danego urządzenia fiskalnego podatnik musi również przechowywać prawidłowo wypełnioną książkę serwisową. Czym jest ta dokumentacja i dlaczego posiadanie jej jest tak ważne?
Dane na temat podatnika, serwisu i kasy
Książka serwisowa kasy fiskalnej jest zawsze przypisana do konkretnego modelu. Podatnik otrzyma ją wraz z kupionym urządzeniem rejestrującym. Początkowo dokumentacja ta będzie zawierała najważniejsze informacje na temat kasy fiskalnej oraz jej producenta. Później jednak, po fiskalizacji, w takiej książce są umieszczane dane dotyczące podatnika (pełne dane rejestrowe) oraz firmy odpowiedzialnej za serwisowanie urządzenia (nazwa, adres, serwisant podstawowy i rezerwowy. W omawianej tu dokumentacji należy też wpisać numer ewidencyjny, który został przydzielony przez Urząd Skarbowy.
Informacje o przeglądach technicznych
Zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami, książka serwisowa kasy fiskalnej musi być przechowywana przez cały okres użytkowania urządzenia rejestrującego. Podatnik jest bowiem zobligowany do tego, aby okazywać ją na prośbę urzędników skarbowych oraz serwisu technologii sprzedaży. W drugim przypadku jest to powiązane m.in. z przeprowadzaniem obowiązkowych przeglądów technicznych. Każda kontrola tego typu kończy się bowiem umieszczeniem przez technika wpisu w książce serwisowej. Do takiej adnotacji powinno też być dołączone potwierdzenie zapłaty za przegląd, czyli faktura VAT. Co więcej, w dokumentacji dotyczącej konkretnego urządzenia będą się znajdowały inne wpisy na temat przeprowadzonych interwencji serwisowych.
Tak jak wspomnieliśmy, książkę serwisową należy również udostępniać organom skarbowym. Warto podkreślić, że podczas kontroli urzędnicy często przywiązują bardzo dużą wagę do tej dokumentacji. Brak książki serwisowej lub nierzetelne jej prowadzenie, może nawet skutkować podważaniem prawidłowości rejestrowanego obrotu. A to z kolei grozi dotkliwymi konsekwencjami, łącznie z karą finansową oraz utratą ulgi za instalację pierwszej kasy fiskalnej. W szczególności dotyczy to braku wpisów na temat obowiązkowych przeglądów technicznych.
Jak otrzymać duplikat książki serwisowej?
Jak postępować w przypadku, gdy książka serwisowa zostanie zgubiona lub zniszczona? Takie sytuacje nie zdarzają się często i nikomu nie życzymy podobnych problemów, ale warto zdawać sobie sprawę z tego, czego wymagają wtedy polskie przepisy. Przedsiębiorca musi oczywiście zawiadomić o tym fakcie właściwy Urząd Skarbowy – w formie pisemnej. Następnie obowiązkiem podatnika jest zgłoszenie się do producenta kasy z wnioskiem o wydanie duplikatu książki serwisowej. Do takiego dokumentu należy też dołączyć kopię zawiadomienia, które zostało wcześniej złożone do naczelnika właściwego US.
czy ktoś z odwiedzających tę stronę miał kiedyś tak, że musiał wyrabiać duplikat książki serwisowej???