W związku z pojawieniem się systemu online zaczęło funkcjonować wiele dodatkowych przepisów. Określają one m.in. kto musi i w jakim terminie wdrożyć urządzenie fiskalne nowego typu, a także precyzują szczegóły dotyczące procedury instalacji takiej technologii czy warunki przyznawania ustawowej ulgi. Wśród nich mogą umknąć uwadze pewne szczegóły, które jednak pozostają niezmiernie ważne – dla obecnych, początkujących i przyszłych użytkowników kas oraz drukarek rejestrujących, i to nie tylko tych online. Te szczegóły zaś odnoszą się do obowiązkowych przeglądów technicznych i raportów fiskalnych. O czym w ich przypadku warto pamiętać?
Coś dla użytkowników urządzeń online, czyli o raportach fiskalnych
Każdy przedsiębiorca pracujący z kasą lub drukarką rejestrującą zdaje sobie sprawę, że do jego obowiązków należą pewne zadania. Zgodnie z przepisami wiążą się one nierozerwalnie ze stosowaniem wspomnianych technologii sprzedaży. Mowa więc nie tylko o ewidencjonowaniu obrotu i wystawianiu paragonów dla klientów, ale np. o realizowaniu raportów dobowych i miesięcznych. Regularne i prawidłowe wystawianie tych dokumentów to jeden z ważniejszych obowiązków podczas pracy z urządzeniem rejestrującym. Jego zaniechanie lub niewłaściwe wykonywanie oznacza bowiem złamanie przepisów i może prowadzić do konsekwencji prawnych. W końcu raporty te stanowią ważną część bieżącej dokumentacji, potwierdzającej zgodne z prawem prowadzenie sprzedaży i odprowadzanie należnych podatków.
Choć znajdują się na nich inne dane (jedne informują o obrocie uzyskanym w danym dniu pracy, drugie zaś zbierają szczegóły dotyczące obrotu osiągniętego w skali konkretnego miesiąca), a zasady ich realizacji nieco się różnią, do tej pory obowiązkowe raporty fiskalne miały jedną formę. Bez względu na rodzaj stosowanej technologii (kasa lub drukarka rejestrująca, z papierową czy elektroniczną kopią paragonów), dokumenty te miały postać papierowych wydruków, podobnie jak paragony. Tymczasem kwestia ta ulega drobnej, aczkolwiek ważnej zmianie właśnie w przypadku urządzeń fiskalnych online. Co to dokładnie oznacza? Że zarówno w kasach online, jak i w drukarkach online raporty dobowe realizuje się w formie cyfrowej. Są one następnie zapisywane w specjalnej pamięci chronionej, w jaką zostały wyposażone wspomniane technologie sprzedaży. Natomiast jeśli chodzi o raporty miesięczne – te mają zachować dotychczasową postać, czyli należy je dalej wystawiać jako papierowe wydruki.
W przypadku wszystkich urządzeń fiskalnych, czyli o przeglądach serwisowych
Inny ważny obowiązek, dotyczący przedsiębiorców zobligowanych do korzystania z omawianych technologii sprzedaży, to regularne przeglądy serwisowe. Zgodnie z funkcjonującymi przepisami, każda użytkowana kasa lub drukarka fiskalna – zarówno online, jak i offline – musi przechodzić taką kontrolę nie rzadziej niż co 2 lata. Może natomiast częściej, np. raz na rok. Przegląd przeprowadza zawsze uprawniony do tego serwisant. Podczas takiej kontroli sprawdza on dokładnie stan podzespołów oraz prawidłowość funkcjonowania poszczególnych elementów danej kasy lub drukarki fiskalnej. Jednocześnie dokonuje odpowiedniej konserwacji i niezbędnych napraw, a całość dokumentuje w książce serwisowej.
Do takiego eksperta, posiadającego stosowne uprawnienia, należy wykonanie wspomnianych działań. Jednak o samo wykonanie przeglądu technicznego we właściwym terminie musi zatroszczyć się podatnik. Z obowiązujących przepisów jasno wynika, że jeśli tego nie zrobi, mogą go spotkać konsekwencje finansowe, w postaci mandatu wynoszącego 300 zł. Jeśli dojdzie do jego wystawienia, przedsiębiorca ma 14 dni (licząc od daty wydania decyzji) aby opłacić karę w formie przelewu na numer rachunku podany przez właściwy dla podatnika Urząd Skarbowy. Przy czym należy zaznaczyć, że działanie to nie zwalnia go z obowiązku zlecenia przeprowadzenia przeglądu technicznego.
Trzeba też mieć na uwadze, że aktualne przepisy wspominają również o innych sytuacjach, w jakich musi dojść do podobnej kontroli serwisowej urządzenia rejestrującego. Do takich okoliczności zalicza się choćby kolejny leasing czy ponowne wynajęcie kasy fiskalnej. Nie inaczej jest w przypadku wznawiania działalności gospodarczej. Nim przedsiębiorca rozpocznie na nowo ewidencjonowanie obrotu za pomocą urządzenia fiskalnego, musi wpierw zadbać o to, aby przeszło ono przegląd techniczny.
ciekawa sprawa z tymi raportami dobowymi bede pamietal dzieki