Na jakich zasadach sporządza się raporty fiskalne?

Niejeden polski przedsiębiorca, prowadzący działalność handlową lub usługową na rzecz klientów indywidualnych, musi ewidencjonować obrót przy za pomocą urządzenia fiskalnego. Co jednak kryje się pod tym pojęciem? Nie tylko rejestrowanie każdej transakcji, ale również dodatkowe obowiązki, które podatnik musi dokładnie i systematycznie wykonywać. Do takich zadań należy m.in. wystawianie raportów fiskalnych. Czym one są oraz jak należy je realizować? O tym w dzisiejszym tekście.

Czemu służą wystawiane raporty fiskalne?

Najprościej rzecz ujmując, uzupełniają ogólną dokumentację, przedstawiającą obraz prowadzonej przez nas ewidencji: pokazują, czy rejestrujemy obór, czy robimy to prawidłowo, a więc czy też uiszczamy należne podatki. Ich ogólna rola jest więc podobna do tej, jaką pełnią kopie wystawionych paragonów czy nawet zapisy, znajdujące się w książce serwisowej. Mówiąc już konkretniej, raporty fiskalne dostarczają informacji na temat wysokości osiągniętego obrotu – a więc i podatku należnego VAT – w skali konkretnego przedziału czasowego. Podatnik pracujący z urządzeniem rejestrującym musi regularnie wykonywać 2 rodzaje takich dokumentów, a mianowicie raporty dobowe i raporty miesięczne.

Charakter raportów dobowych

W zasadzie, ich nazwa zdradza wszystko. Chodzi o wydruki, które zawierają szczegółowe dane, dotyczące obrotu osiągniętego na przestrzeni jednej, określonej doby pracy. Dla wygody, zazwyczaj są wystawiane przez przedsiębiorców przy zamknięciu sprzedaży, pod koniec dnia. Ale nie tylko wtedy. Jeszcze jedną możliwością jest wydruk dokumentu następnego dnia – tyle że obowiązkowo przed zarejestrowaniem jakiejkolwiek transakcji. Inna realizacja raportu dobowego pozostawi błąd w dokumentacji. Choć z drugiej strony, istnieją okoliczności, w jakich podatnik w ogóle nie musi sporządzać takiego wydruku. To sytuacja, w której na przestrzeni danego dnia nie doszło do ani jednej transakcji.

Specyfika raportów miesięcznych

Analogicznie do poprzedniego przykładu, ten rodzaj raportów mówi o uzyskanych obrotach i podatku VAT za konkretny miesiąc. W jaki sposób sporządza się tego typu dokumenty? Wydruk należy wykonać nie później, niż 25 dnia miesiąca bezpośrednio występującego po tym, który ma znaleźć  się w raporcie. Tu również mamy do czynienia z wyjątkowym przypadkiem, uwalniającym od konieczności realizacji raportu (choć to sytuacja zdecydowanie rzadsza). Nie trzeba go wystawiać jeśli w całym miesiącu nie miała miejsca ani jedna sprzedaż towarów lub usług.

Pamiętajmy jednak, że błędne wykonywanie raportów dobowych bądź miesięcznych, czy też po prostu nie wykonywanie tych czynności, jest równoznaczne ze złamaniem przepisów i może spotkać się z różnymi konsekwencjami. Warto zainwestować w urządzenie fiskalne, dysponujące takimi opcjami, jak automatyczne przypomnienia o realizacji danego raportu albo koniecznym do przeprowadzenia przeglądzie technicznym. Wtedy mamy pewność, że wszystko idzie dobrze, a kiedy nastąpi moment wykonania raportu – zostaniemy o tym odpowiednio wcześniej poinformowani.